La démarche type de la préparation à la certification ISO 9001:2015

L’obtention de la certification ISO 9001 d’un SMQ n’est pas une fin en soi. Etre en mesure de maintenir un tel système une fois lancé et mis en œuvre est un souci majeure qui pour beaucoup d’entreprises qui doutent dans son efficacité et maintenabilité. Mon rôle, en tant que, consultant est d’abord d’aider le client à concevoir et à mettre en œuvre son système et profiter de cette dynamique pour optimiser l’organisation des processus métier de l’entreprise, Nous sommes convaincus que la vraie réussite du déploiement d’un SMQ consiste à garantir que le système mis en œuvre aura les arguments solides nécessaires de pérennité et qu’il sera au fil du temps un vecteur de réussite et de progrès et non pas un fardeau qui pèse sur l’organisation.

La prestation d’accompagnement pour la mise en place d’un SMQ est un projet d’entreprise qui se déroule en 10 étapes (avec une onzième étape optionnelle)

1-Diagnostique de l’existant (2 à 3 H/j)

Le diagnostic se déroule dans les locaux de l’entreprise sous la forme d’une série d’interviews à réaliser avec la direction générale, le responsable management de la qualité (RMQ) et quand cela est opportun avec d’autres responsables opérationnels. Le but étant de dresser un état des lieux des écarts entre le système organisationnel existant par rapport aux exigences de la norme ISO 9001:2015. Un rapport sera préparé et présenté aux responsables concernés il englobe les livrables suivants :

  • un score global et indicatif de conformité sur la base d’une check-list de conformité des exigences de la norme ISO 9001. Chaque exigence recevra une note de 2 en cas de conformité totale, 1 en cas de conformité partielle et 0 en cas de non-conformité. Le score apparaîtra sous forme d’un %  = Σ notes par exigence/(total des exigence x2)
  •   le nombre des exigences partiellement remplies (pouvant mener à une non-conformité mineure ou documentaire lors de l’audit)
  •  le nombre de non-conformités majeures (pouvant mener au report de l’attribution du certificat de conformité ou le report de l’audit de certification en cas de détection dans un audit à blanc)
  •    un plan d’action visant à mettre en conformité le SMQ avec priorisation et ciblage des écarts détectés lors du diagnostic)

NB : nous jugeons potentiellement « certifiable » une entreprise ayant 0 non-conformités majeures ou systématiques et moins d 7 non-conformités mineures

2- Formation/ sensibilisation aux exigences de la norme ISO 9001:2015 (2 à 4 H/J )

Il s’agit d’un atelier de formation à l’attention du RMQ et des directeurs opérationnels et/ou chefs de services (éventuellement futurs pilotes de processus) à propos des exigences de la norme ISO 9001:2015 et la démarche type de mise en œuvre d’un SMQ conforme aux exigence de la norme ISO 9001:2015. La discussion approfondie des exigences de la norme par rapport au vécu de l’entreprise permettra aux participants d’avoir une idée assez claire sur ce qu’il faut faire au niveau de l’entreprise et au niveau de leurs services respectifs. Ils deviendront ainsi les « ambassadeurs » du système auprès de leurs collaborateurs. Cet atelier peut être organisé selon plusieurs formules : 2 journées successives, 4 demi-journées successives ou espacées ou selon une formule condensée c.à.d. une journée ou 2 demi-journées.

3- Définition du contexte de l’entreprise (2 à 3 H/J)

Cette phase de la prestation d’assistance technique relève du domaine du management stratégique elle consiste essentiellement à :

  •  Assistance à la définition des enjeux externes et internes pertinents par rapport à sa finalité et son orientation stratégique. Nous suggérons l’utilisation de l’analyse SWOT et éventuellement d’autres outils de diagnostic stratégique
  •  Assistance à l’identification des parties intéressées pertinentes pour le SMQ et de leurs exigences
  •  Assistance à la détermination du domaine d’application du SMQ
  •  Déterminer et modéliser les processus de toute l’organisation ainsi que la revue de l’organigramme et les fiches fonction
  •  Identifier et résoudre des incohérences au niveau des processus, fiches fonction et organigramme : tâches incompatibles, tâches superflues, conflits de rôles, tâches orphelines, ressources oisives, déséquilibre de charges, etc.
  • (En option) Faire une analyse « RACI » exhaustive de toute l’organisation

4- Mise en conformité aux exigences relatives au leadership et à la planification : (2 à 4 H/J)

  • Assistance à l’établissement de la politique et des objectifs de l’entreprise vis-à-vis du SMQ
  • Assistance à la définition des rôles et attributions en cohérences avec les processus, l’organigramme et les fiches fonction de manière à s’assurer que le SMQ pourra être mis en œuvre et maintenu
  •  Assistance à la mise en œuvre de mécanismes concrets d’alignement stratégique au sein de l’organisme
  • Assistance à la mise en place d’une démarche de management des risques

5- Mise en conformité aux exigences relatives au support : (3 à 5 H/J)

  • Assistance à la mise en conformité de la gestion des compétences et de la polyvalence
  • Assistance à la conception et/ou mise en conformité d’un plan de communication
  • Assistance à la conception et/ou mise en conformité du système documentaire (procédure, instructions, modes opératoires, plan qualité, plan de contrôle, documents d’origine externe, etc.)
  • (En option) Revue de de la classification professionnelle du personnel en conformité avec la législation de travail et la convention collective en vigueur

6- Mise en conformité aux exigences relatives à la réalisation des activités opérationnelle (3 à 5 H/J)

  • Assistance à la mise en conformité de la documentation relative aux activités de réalisation du produit dans toutes ces phases (détermination des exigences applicables, conception, réalisation, SAV, etc.)
  •  Assistance à la mise en conformité des activités en relation avec les achats et les prestations externes (fournisseurs, sous-traitants, prestataires, etc.)
  • Revue et mise en conformité des activités de contrôle qualité et contrôle de conformité quand cela est requis
  • Assistance à la mise en conformité des activités de maîtrise des produits non conformes

7- Assistance à la mise en conformité des activités d’évaluation de la performance ( 2 à 4 H/J)

  • Assistance à la conception /administration et dépouillement de l’enquête de satisfaction des clients
  • Assistance à la réalisation des premiers audits internes
  • (En option) réalisation pour le compte du client des audits internes
  • (En option) formation en intra d’une équipe d’auditeurs internes avec délivrance d’une attestation nominative pour chaque formé
  • Assistance à la préparation de la première revue de direction
  • (En option) Assistance à la conduite de la première revue de direction

8- Assistance à la mise en conformité des activités d’amélioration (2 à 3 H/J)

  •  Assistance à la conduite des actions correctives
  •   Assistance à la mise en œuvre de l’amélioration continue
  •   (En option) Formation aux outils de résolution de problèmes : QRQC, 8D, etc.
  •   (En option) Formation aux outils basiques LEAN (vue générale LEAN, méthode 5S, VSM, etc.)
  •   (Option) Mise en place de système motivationnel et de stimulation de la créativité

9- Revue du niveau de conformité (2 à 3 H/J)

  • Déterminer un score global et indicatif de conformité détaillé sur la base de la même checklist de conformité des exigences de la norme ISO 9001 utilisé dans le diagnostic.
  •  Déterminer le nombre d’exigences partiellement remplies pouvant mener à des non-conformités mineures ou documentaires lors de l’audit
  • Déterminer le nombre de non-conformités majeures pouvant mener au non attribution de la certification ou le report de l’attribution de la certification.
  • Éventuellement lancer des actions rapides pour pallier aux non-conformités détectées

10- (En option) Pré-audit/évaluation finale

Une fois le SMQ aura atteint un niveau de maturité jugé suffisant, une évaluation finale du SMQ se fera dans des conditions qui se rapprochent à celles de l’audit de certification pour s’assurer que le SMQ est désormais rectifiable. Il est d’usage de fixer une date préliminaire pour l’audit de certification et de solliciter les bureaux de certification candidats. D’une façon générale le client aura besoin d’une durée variant entre 6 mois et 18 mois entre le lancement de la démarche et l’obtention de la certification ISO 9001:2015

Complément d’informations à propos des modalités pratiques de la prestation d’assistance proposée :

  • Le dimensionnement en H/J est donné à titre indicatif, les variations tiennent compte de la complexité de l’organisation et notamment sa taille, le niveau de maturité organisationnel, l’autonomie et la disponibilité du RMQ, etc.
  •  Un dimensionnement typique nécessite autour de 20 à 30 H/J de prestation (sans tenir compte des activités optionnelles) et s’étale sur une durée calendaire variant entre 6 mois et 18 mois.
  •  L’ordre des activités est donné à titre indicatif suivant l’ordre des paragraphes des exigences de la norme. La planification effective de ces activités diffère de cet ordre pour des raisons d’efficacité. A titre d’exemple, l’enquête de satisfaction des clients apparaît à l’étape « 9 » mais en réalité il est fortement recommandé de la lancer au début du projet de mise en conformité pour profiter du temps masqué. C’est aussi le cas de la partie documentaire relative aux activités opérationnelles.
  • Un H/j (homme-jour) correspond à une journée d’intervention = 6H de prestation. Typiquement une journée de prestation débute à 9H00 et se termine à 16H00 avec une heure de pause déjeuné (à partir de midi ou 13H). et de 9H00 à 15H00 sans pause déjeuner pendant le mois de ramadan et les séances uniques estivales.
  • Possibilité de mobiliser des demi-journées
  • Possibilité d’adaptions de l’horaire (démarrage à 8h00 ou clôture après 16H00 quand cela est demandé)
  • La journée de formation est découpée en 4 tranches d’ 1H30 chacune avec 2 pauses café de 15 min et une pause déjeuner de 45-60 min